Devis - Cahier des charges
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Pour la rédaction d'un cahier des charges logistique.
Ne contactez pas un logisticien sans avoir rédigé ce document: il ne le fera sûrement pas pour vous, ou en tout cas pas gratuitement, et de toute façon, c'est un document si important que vous avez intérêt à y consacrer un certain temps.
Un cahier des charges doit refléter deux choses :
- Votre stratégie de distribution (Marketing) : Le niveau de service en terme de délais et de choix pour le client final, la zone de chalandise, le niveau de frais de port accepté par vos clients et le budget que vous souhaitez consacrer à ce poste.
- Les flux physiques générés par votre activité: Le nombre de commandes que vous réalisez ou projetez de réaliser, le nombre d'articles par commande, les dimensions de vos produits, le stock moyen dont vous aurez besoin pour fonctionner, votre fonctionnement avec vos fournisseur... Voici les questions précédentes reprises sous la forme d'une liste. Il est évident que vous ne détenez pas forcément toutes les réponses, mais il est nécessaire que vous approchiez le plus possible la réalité de l'activité que vous aller générer, autant pour le prestataire, qui devra mettre les moyens correspondants, avec un minimum de surprises (qui peuvent influer sur la qualité du service rendu), que pour vous, car nombre de PME estiment très mal leurs coûts logistiques.
La liste n'est pas exhaustive, mais permet de visualiser assez précisément votre activité. Les détails techniques feront l'objet d'autres question directement posées par votre prestataire.
Ne négligez aucun point, car une fois l'installation effectuée, vous risquez de vous retrouver devant certaines déconvenues, si le prestataire ou l'organisation choisie ne peut intégrer un paramètre oublié, ou si une ligne de coût est omise.
Stratégie de distribution
- Délais de livraison proposés aux clients
- Frais de port refacturés au client, par type de délai
- Type de client (B to B, B to C)
- Zone de chalandise, et concentration éventuelle des clients sur la zone
- Personnalisation des envois (étiquette ou conditionnement à votre Marque)
- Description des flux physiques (à chaque donnée chiffrée, essayez de donner une estimation du mini/moyen/maxi)
- Quels sont vos produits, à quelle famille appartiennent-t-ils
- Les dimensions et poids de ces produits
- Les contraintes de stockage liées à ces produits (température, produits dangereux, alcools,...)
- Le conditionnement de vos produits: supportent-t-ils une expédition tels quels, ou nécessitent-t-ils un sur-emballage
- Le nombre de commandes estimées (/jour ou /mois)
- Le nombre d'articles par commande
- Le stock moyen
- Le nombre de références gérées
- Le nombre de fournisseurs
- Le nombre de réceptions attendu sur la base logistique Description des flux d'information * Quels sont vos outils de prise de commande
- Quand et comment les commandes arrivent-elles à la base logistique
- Quelles sont les informations que vous souhaitez obtenir de cette base logistique, à quelle fréquence
- Un interfaçage informatique avec la base logistique est-il envisageable
- Quelles sont les informations logistiques que vous souhaitez mettre à la disposition de vos clients